一、為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風險，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，有效維護公司的合法權益，根據(jù)有關法律、法規(guī)，特制定本制度。 二、合同管理的總目標：機構網(wǎng)絡化，制度系列化，行為規(guī)范化，經(jīng)營管理和合同管理一體化。 三、合同管理逐級管理制度 本單位合同管理，實行合同管理機構總管，科、室、部、辦分管，合同管理員具體管的逐級管理制度。 四、合同管理機構的名稱、組織和職責 1、合同管理機構名稱：×××公司合同管理辦公室 2、合同管理機構負責人：××× 3、合同管理機構成員：××× 4、合同管理職責： ①貫徹執(zhí)行《合同法》及有關法律法規(guī)，組織有關人員的學習和培訓。 ②制定合同管理章程、制度、并貫徹實施。 ③負責合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓和終止。 ④審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、《授權委托書》，進行合同統(tǒng)計，做出統(tǒng)計分析。 ⑤決定合同會商、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同備案、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。 ⑥協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關系，解決合同問題和處理合同糾紛。 ⑦領導開展“守合同重信用”活動。 ⑧開展合同調(diào)研活動。 五、合同管理員及其職責 1、合同管理員應具有一定文化知識、法律知識、業(yè)務素質(zhì)等； 2、做好合同相關知識的宣傳培訓； 3、參與合同的會商、評審； 4、檢查合同文本、合同專用章和法人授權委托書并按規(guī)定使用； 6、填報統(tǒng)計報表，建立合同檔案； 7、參與合同的仲裁、訴訟活動。 六、合同訂立制度 1、合同形式 本企業(yè)訂立合同，一般應采用合同書或數(shù)據(jù)電文合同；信件和數(shù)據(jù)電文應訂立合同確認書。 ①合同書：使用國家發(fā)布的示范文本、安徽省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準、監(jiān)制，單位設計的格式合同文本。 2 ②數(shù)據(jù)電文合同：經(jīng)由電子手段、光子手段或類似手段生成、儲存或傳遞。（包括 EDI、電子郵件、電報、電傳或傳真等）。 2、合同主體 本單位對外簽訂書面合同，對方當事人除須是自然人、法人和其他組織，還須具備下列條件： ①有核準的經(jīng)營范圍； ②有履行義務的資格證明； ③有履行合同的能力； ④有良好的信用等級。 3、訂立程序 本單位訂立合同，應嚴格按照規(guī)定程序進行。 ①進行可行性調(diào)查，了解對方當事人的履約能力。 ②審查對方要約或向?qū)Ψ桨l(fā)出要約。 ③等待對方承諾或決定向?qū)Ψ匠兄Z與否。 ④協(xié)商合同的訂立。嚴禁惡意磋商、隱瞞真實情況，提供虛假情況。 ⑤擬訂合同，并報合同管理機構審查。 ⑥訂立合同，遵循平等、自愿、公平、誠實信用和守法原則。 ⑦簽字和蓋章。本單位所訂立的合同，署名應符合下列要求之一： 3 法定代表人簽字和蓋章； 代理人簽字和蓋章； 授權委托書和代理人簽字； ⑧按規(guī)定報經(jīng)有關部門批準或登記。 4、合同內(nèi)容 本單位訂立合同，內(nèi)容應符合下列要求： ①合同書：主體合格、標的合法、手續(xù)完備；條款齊全、意思表示真實、約定明確；文字清晰、語言規(guī)范；無矛盾條款、無空白條款。 ②數(shù)據(jù)電文合同：信息可以調(diào)取以備日后查用；有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性，同時可以將信息展示；信息由當事人認可，當事人身份、簽字、蓋章經(jīng)過可靠方法鑒定。 5、合同的變更與解除 本企業(yè)變更或解除合同，應遵照以下規(guī)定： ①通知或答復 要求變更或解除合同，應在合理的時間內(nèi)將理由、要求和具體內(nèi)容通知對方。接到對方要求變更或解除合同的通知，應要通知收到后 15 日內(nèi)做出答復。 ②雙方派員進行充分協(xié)商。 ③簽訂變更或解除合同的協(xié)議。 4 ④經(jīng)過備案的合同，變更或解除合同的協(xié)議應送原備案機關審核存查。 七、委托代理制度 1、代理人資格：代理人必須參加工商行政管理部門組織的《合同法》培訓并經(jīng)考試發(fā)給合格證書，才具有代理資格。 2、代理人簽訂合同，必須經(jīng)過授權，本企業(yè)授權形式 如下：①職務代理：在單位明確規(guī)定的職權內(nèi)代理。 ②特別授權： 簽署 按一事一委托的原則， 《授權委托書》。 ③授權委托證書：領取工商行政管理部門統(tǒng)一制作的《授權委托書》證書的，在證書填寫的授權范圍內(nèi)代理。 3、要求：代理人應在代理期限內(nèi)，按照代理權限簽訂合同。代理人不得將代理事項自行轉(zhuǎn)委托他人代理。代理人應妥善保管授權委托書，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或出賣給他人。如有遺失，應登報聲明作廢。代理人離崗，應交回有效期限內(nèi)的授權委托書。 八、合同文本、專用章、臺帳和檔案制度 1、合同文本使用制度： ①本單位使用的合同文本種類有： 國家工商局頒布的全國統(tǒng)一示范合同文本； 國務院各部委頒布的全國統(tǒng)一指導合同文本； 省工商局制定的全省統(tǒng)一合同文本； 5 本單位自行草擬，由省工商局監(jiān)制的特殊文本； 當事人雙方參照示范文本協(xié)商擬定的合同文本。 ②對方當事人擬定的格式條款合同一般不予使用，特殊情況（如保險合同）必須使用時，須經(jīng)法定代表人同意。 ③合同文本由專人保管、登記使用。 ④合同文本使用應建立臺帳。 2、合同專用章制度： ①合同專用章統(tǒng)一刻制、統(tǒng)一編號、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一啟用并在所在地工商局備案。 ②合同專用章供簽訂合同使用，嚴禁外借、轉(zhuǎn)讓和利用合同專用章牟利。 ③使用合同專用章，應獲得法定代表人的批準并登記備案。 ④發(fā)生特殊情況，須外帶合同專用章，須經(jīng)法定代表人批準，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。 ⑤合同專用章由專人保管，如遺失或被盜，除應立即通知有關部門外，還應登報掛失。 3、合同檔案管理制度 ①合同檔案的管理，應做到規(guī)范化、科學化、統(tǒng)一化。 ②合同檔案的內(nèi)容包括：合同（含正、副本）；與合同有關的材料（變更、解除、轉(zhuǎn)讓合同的通知；履行情況、驗貨、交貨記錄、協(xié)商記錄；會議紀要；雙方往來的信息記錄， 6有關單證等）；合同臺帳；合同文本；合同專用章使用記錄；授權委托書登記；合同學習、培訓情況；幫扶情況記錄；守合同重信用情況記錄；合同糾紛卷宗材料等。 ③合同檔案應裝訂成冊，由專人管理備查。 ④查閱合同檔案需經(jīng)過批準并進行登記。 4、合同臺帳制度 1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統(tǒng)計臺帳、合同法律法規(guī)學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領用登記臺帳、《授權委托書》使用登記臺帳。 2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產(chǎn)經(jīng)營行為，使決策者了解本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售情況。 3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應建立健全分類臺帳。 4、合同臺帳要及時登記，全面填寫。 5、合同臺帳須裝訂成冊，按檔案卷宗標準加封面。 九、合同審查制度 1、重大合同應經(jīng)合同管理機構審查。 2、一般合同簽字蓋章前應經(jīng)合同管理員或合同管理機構審查。 3、合同審查的具體內(nèi)容包括： 7 ①審查合同主體是否合格，內(nèi)容是否合法，權利義務是否對等，合同約定是否明確，質(zhì)量要求明確與否，價款報酬約定明確與否，履行地點、履行期限、履行方式的約定明確與否，履行費用負擔的約定明確與否。 ②審查有無格式條款，免除對方責任條款等。 ③審查交付與驗收，方法是否恰當，手續(xù)是否完備，交付人，驗收人是否經(jīng)過授權。 ④審查應辦理批準、登記手續(xù)的是否辦理。 ⑤審查合同是否設立擔保，如設立，審查擔保方式是否恰當。保證人的主體是否合格，擔保條款或擔保合同的條款約定是否符合《擔保法》要求。 ⑥審查合同是否發(fā)生變更或解除，手續(xù)是否符合《合同法》規(guī)定。 ⑦審查履約、違約情況，有關證據(jù)是否齊全。 ⑧審查是否存在預期違約情況并采取相應措施；審查合同履行情況，審查是否具有抗辨權、撤銷權、代位權，決定是否行使該權利；審查合同履行是否涉及第三人，并檢查履行情況。 ⑨對方當事人的信用程度和信用等級。 ⑩審查解決糾紛的方式，是否利于解決合同糾紛。 4、審查是否有表見代理情況發(fā)生。 ①審查是否使用內(nèi)設機構印章簽訂合同。 8 ②審查有無加蓋合同印章的空白合同書、證明書、介紹信落在外。 ③審查有無代理權，超越代理權或者代理權終止后仍以被代理人名義訂立的合同。 ④審查代理人離崗是否交回有效期限內(nèi)的《授權委托書》并向有關對方當事人發(fā)出相應的通知。 十、合同管理獎懲制度 1、凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規(guī)范化管理工作中做出成績之一的，對有關部門和人員應給予表揚和獎勵。 ①在訂立、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經(jīng)濟損失的； ②在合同管理工作中做出成績，被有關部門評為先進的； ③在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業(yè)增加較大效益，節(jié)約較大資金、避免或挽回經(jīng)濟損失的； ④追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的； ⑤勇于檢舉、揭發(fā)他人利用合同行賄受賄、牟取私利、有違法行為的。 2、凡因合同管理造成損失的，應視其情節(jié)輕重給予行政處分，經(jīng)濟賠償直至追究刑事責任： 9 ①盲目簽訂合同，造成損失的； ②未經(jīng)授權、擅自簽訂、變更或解除合同造成損失的； ③工作不負責任，不按合同規(guī)定履行義務，進行驗收、查詢、反饋信息，導致企業(yè)喪失抗辨權、撤銷權、代位權、勝訴權的； ④工作不負責，對方違約不匯報、不追究、暗中向?qū)Ψ教峁﹥?nèi)情，收受賄賂，給本企業(yè)造成損失的； ⑤有締約過失責任的；訂立無效合同的；因重大誤解和惡意串通而訂立合同損害國家和集體利益的；嚴重不負責任被被欺詐的。 |
