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企業合同管理制度具體是是什么
2014-11-7 |
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一、為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，做到管理有規章，簽約有約束，履行有檢查，有效維護公司的合法權益，根據有關法律、法規，特制定本制度。 二、合同管理的總目標：機構網絡化，制度系列化，行為規范化，經營管理和合同管理一體化。 三、合同管理逐級管理制度 本單位合同管理，實行合同管理機構總管，科、室、部、辦分管，合同管理員具體管的逐級管理制度。 四、合同管理機構的名稱、組織和職責 1、合同管理機構名稱：×××公司合同管理辦公室 2、合同管理機構負責人：××× 3、合同管理機構成員：××× 4、合同管理職責： ①貫徹執行《合同法》及有關法律法規，組織有關人員的學習和培訓。 ②制定合同管理章程、制度、并貫徹實施。 ③負責合同簽訂、履行、變更、轉讓和終止。 ④審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、《授權委托書》，進行合同統計，做出統計分析。 ⑤決定合同會商、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同備案、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。 ⑥協調單位內部和外部合同關系，解決合同問題和處理合同糾紛。 ⑦領導開展“守合同重信用”活動。 ⑧開展合同調研活動。 五、合同管理員及其職責 1、合同管理員應具有一定文化知識、法律知識、業務素質等； 2、做好合同相關知識的宣傳培訓； 3、參與合同的會商、評審； 4、檢查合同文本、合同專用章和法人授權委托書并按規定使用； 6、填報統計報表，建立合同檔案； 7、參與合同的仲裁、訴訟活動。 六、合同訂立制度 1、合同形式 本企業訂立合同，一般應采用合同書或數據電文合同；信件和數據電文應訂立合同確認書。 ①合同書：使用國家發布的示范文本、安徽省工商局制定的統一文本或經省工商局批準、監制，單位設計的格式合同文本。 2 ②數據電文合同：經由電子手段、光子手段或類似手段生成、儲存或傳遞。（包括 EDI、電子郵件、電報、電傳或傳真等）。 2、合同主體 本單位對外簽訂書面合同，對方當事人除須是自然人、法人和其他組織，還須具備下列條件： ①有核準的經營范圍； ②有履行義務的資格證明； ③有履行合同的能力； ④有良好的信用等級。 3、訂立程序 本單位訂立合同，應嚴格按照規定程序進行。 ①進行可行性調查，了解對方當事人的履約能力。 ②審查對方要約或向對方發出要約。 ③等待對方承諾或決定向對方承諾與否。 ④協商合同的訂立。嚴禁惡意磋商、隱瞞真實情況，提供虛假情況。 ⑤擬訂合同，并報合同管理機構審查。 ⑥訂立合同，遵循平等、自愿、公平、誠實信用和守法原則。 ⑦簽字和蓋章。本單位所訂立的合同，署名應符合下列要求之一： 3 法定代表人簽字和蓋章； 代理人簽字和蓋章； 授權委托書和代理人簽字； ⑧按規定報經有關部門批準或登記。 4、合同內容 本單位訂立合同，內容應符合下列要求： ①合同書：主體合格、標的合法、手續完備；條款齊全、意思表示真實、約定明確；文字清晰、語言規范；無矛盾條款、無空白條款。 ②數據電文合同：信息可以調取以備日后查用；有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性，同時可以將信息展示；信息由當事人認可，當事人身份、簽字、蓋章經過可靠方法鑒定。 5、合同的變更與解除 本企業變更或解除合同，應遵照以下規定： ①通知或答復 要求變更或解除合同，應在合理的時間內將理由、要求和具體內容通知對方。接到對方要求變更或解除合同的通知，應要通知收到后 15 日內做出答復。 ②雙方派員進行充分協商。 ③簽訂變更或解除合同的協議。 4 ④經過備案的合同，變更或解除合同的協議應送原備案機關審核存查。 七、委托代理制度 1、代理人資格：代理人必須參加工商行政管理部門組織的《合同法》培訓并經考試發給合格證書，才具有代理資格。 2、代理人簽訂合同，必須經過授權，本企業授權形式 如下：①職務代理：在單位明確規定的職權內代理。 ②特別授權： 簽署 按一事一委托的原則， 《授權委托書》。 ③授權委托證書：領取工商行政管理部門統一制作的《授權委托書》證書的，在證書填寫的授權范圍內代理。 3、要求：代理人應在代理期限內，按照代理權限簽訂合同。代理人不得將代理事項自行轉委托他人代理。代理人應妥善保管授權委托書，不得轉借、轉讓或出賣給他人。如有遺失，應登報聲明作廢。代理人離崗，應交回有效期限內的授權委托書。 八、合同文本、專用章、臺帳和檔案制度 1、合同文本使用制度： ①本單位使用的合同文本種類有： 國家工商局頒布的全國統一示范合同文本； 國務院各部委頒布的全國統一指導合同文本； 省工商局制定的全省統一合同文本； 5 本單位自行草擬，由省工商局監制的特殊文本； 當事人雙方參照示范文本協商擬定的合同文本。 ②對方當事人擬定的格式條款合同一般不予使用，特殊情況（如保險合同）必須使用時，須經法定代表人同意。 ③合同文本由專人保管、登記使用。 ④合同文本使用應建立臺帳。 2、合同專用章制度： ①合同專用章統一刻制、統一編號、統一保管、統一啟用并在所在地工商局備案。 ②合同專用章供簽訂合同使用，嚴禁外借、轉讓和利用合同專用章牟利。 ③使用合同專用章，應獲得法定代表人的批準并登記備案。 ④發生特殊情況，須外帶合同專用章，須經法定代表人批準，并按規定辦理登記手續。 ⑤合同專用章由專人保管，如遺失或被盜，除應立即通知有關部門外，還應登報掛失。 3、合同檔案管理制度 ①合同檔案的管理，應做到規范化、科學化、統一化。 ②合同檔案的內容包括：合同（含正、副本）；與合同有關的材料（變更、解除、轉讓合同的通知；履行情況、驗貨、交貨記錄、協商記錄；會議紀要；雙方往來的信息記錄， 6有關單證等）；合同臺帳；合同文本；合同專用章使用記錄；授權委托書登記；合同學習、培訓情況；幫扶情況記錄；守合同重信用情況記錄；合同糾紛卷宗材料等。 ③合同檔案應裝訂成冊，由專人管理備查。 ④查閱合同檔案需經過批準并進行登記。 4、合同臺帳制度 1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統計臺帳、合同法律法規學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領用登記臺帳、《授權委托書》使用登記臺帳。 2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產經營行為，使決策者了解本企業的生產、銷售情況。 3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應建立健全分類臺帳。 4、合同臺帳要及時登記，全面填寫。 5、合同臺帳須裝訂成冊，按檔案卷宗標準加封面。 九、合同審查制度 1、重大合同應經合同管理機構審查。 2、一般合同簽字蓋章前應經合同管理員或合同管理機構審查。 3、合同審查的具體內容包括： 7 ①審查合同主體是否合格，內容是否合法，權利義務是否對等，合同約定是否明確，質量要求明確與否，價款報酬約定明確與否，履行地點、履行期限、履行方式的約定明確與否，履行費用負擔的約定明確與否。 ②審查有無格式條款，免除對方責任條款等。 ③審查交付與驗收，方法是否恰當，手續是否完備，交付人，驗收人是否經過授權。 ④審查應辦理批準、登記手續的是否辦理。 ⑤審查合同是否設立擔保，如設立，審查擔保方式是否恰當。保證人的主體是否合格，擔保條款或擔保合同的條款約定是否符合《擔保法》要求。 ⑥審查合同是否發生變更或解除，手續是否符合《合同法》規定。 ⑦審查履約、違約情況，有關證據是否齊全。 ⑧審查是否存在預期違約情況并采取相應措施；審查合同履行情況，審查是否具有抗辨權、撤銷權、代位權，決定是否行使該權利；審查合同履行是否涉及第三人，并檢查履行情況。 ⑨對方當事人的信用程度和信用等級。 ⑩審查解決糾紛的方式，是否利于解決合同糾紛。 4、審查是否有表見代理情況發生。 ①審查是否使用內設機構印章簽訂合同。 8 ②審查有無加蓋合同印章的空白合同書、證明書、介紹信落在外。 ③審查有無代理權，超越代理權或者代理權終止后仍以被代理人名義訂立的合同。 ④審查代理人離崗是否交回有效期限內的《授權委托書》并向有關對方當事人發出相應的通知。 十、合同管理獎懲制度 1、凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規范化管理工作中做出成績之一的，對有關部門和人員應給予表揚和獎勵。 ①在訂立、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經濟損失的； ②在合同管理工作中做出成績，被有關部門評為先進的； ③在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業增加較大效益，節約較大資金、避免或挽回經濟損失的； ④追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的； ⑤勇于檢舉、揭發他人利用合同行賄受賄、牟取私利、有違法行為的。 2、凡因合同管理造成損失的，應視其情節輕重給予行政處分，經濟賠償直至追究刑事責任： 9 ①盲目簽訂合同，造成損失的； ②未經授權、擅自簽訂、變更或解除合同造成損失的； ③工作不負責任，不按合同規定履行義務，進行驗收、查詢、反饋信息，導致企業喪失抗辨權、撤銷權、代位權、勝訴權的； ④工作不負責，對方違約不匯報、不追究、暗中向對方提供內情，收受賄賂，給本企業造成損失的； ⑤有締約過失責任的；訂立無效合同的；因重大誤解和惡意串通而訂立合同損害國家和集體利益的；嚴重不負責任被被欺詐的。 |
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