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私營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
2008-4-22 |
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私營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
工商個字（1993）225號
頒布日期：19930823 實施日期：19930823 頒布單位：國家工商行政管理局
第一章 總則
第二章 檔案材料的立卷與歸檔
第三章 檔案的保管
第四章 檔案的利用
第五章 附則
第一章 總則
第一條 為了加強私營企業(yè)檔案管理，發(fā)揮檔案在私營企業(yè)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》及有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 私營企業(yè)檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)依法對私營企業(yè)實施登記管理、監(jiān)督管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的組成部分。
第三條 私營企業(yè)檔案管理的任務(wù)是：接收、整理私營企業(yè)檔案材料，保護(hù)私營企業(yè)檔案材料的完整與安全，積極開發(fā)利用檔案資料，為私營企業(yè)管理提供基礎(chǔ)信息。
第四條 各級工商行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)依照本規(guī)定管理私營企業(yè)檔案，接受上級工商行政管理機(jī)關(guān)和同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 私營企業(yè)檔案由核準(zhǔn)登記該企業(yè)的工商行政管理機(jī)關(guān)建立和管理。
第六條 私營企業(yè)檔案按戶建檔，一戶一檔，一檔多卷。私營企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的檔案在該企業(yè)檔案中單獨立卷。
異地設(shè)立的私營企業(yè)分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營地單獨建檔。
第二章 檔案材料的立卷與歸檔
第七條 私營企業(yè)的檔案材料由開業(yè)登記材料、其他登記材料、日常監(jiān)督管理材料和其他材料組成：
一、開業(yè)登記材料：
《私營企業(yè)申請開業(yè)登記注冊書》；
《私營企業(yè)負(fù)責(zé)人履歷表》；
私營企業(yè)開業(yè)申請書；
有限責(zé)任公司的公司章程；
合伙企業(yè)的合伙人協(xié)議書；
申請人及合伙人、投資者身份證明；
場地使用證明；
資金證明；
管理、技術(shù)人員名冊；
部門審批文件；
其他有關(guān)文件證明。
二、其他登記材料：
《私營企業(yè)申請變更登記注冊書》；
變更登記申請書、合伙人協(xié)議書、董事會決議書；
《私營企業(yè)負(fù)責(zé)人履歷表》；
私營企業(yè)遷移申請表；
私營企業(yè)異地設(shè)立分支機(jī)構(gòu)申請登記表；
《私營企業(yè)申請注銷登記注冊書》；
注銷登記提交的申請書、合伙人協(xié)議書、董事會決議書；
債權(quán)債務(wù)清償證明或債務(wù)清償保證書；
完稅證明；
企業(yè)與雇工解除勞動合同文件；
營業(yè)執(zhí)照；
企業(yè)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書；
其他有關(guān)登記材料。
三、日常監(jiān)督管理材料：
《私營企業(yè)年檢報告書》及其他年檢材料；
違法違章記錄材料、處理決定及執(zhí)行情況；
營業(yè)執(zhí)照或副本遺失申請補辦材料；
《私營企業(yè)停業(yè)報告書》；
《私營企業(yè)復(fù)業(yè)報告書》；
停業(yè)申請書、合伙人協(xié)議書、董事會決議書；
其他監(jiān)督管理材料。
四、其他材料：
發(fā)明、創(chuàng)造、技術(shù)革新成果、專利產(chǎn)品及獲省、部級以上名優(yōu)產(chǎn)品稱號的證明副本或復(fù)印件；
各種資質(zhì)證書、產(chǎn)品合格證的復(fù)印件；
私營企業(yè)從業(yè)人員中縣級以上人大代表、政協(xié)委員及參加民主黨派、社會團(tuán)體憑證的復(fù)印件；
有保存價值的其他材料。
第八條 私營企業(yè)登記和監(jiān)督管理人員應(yīng)將在登記管理和監(jiān)督管理過程中形成的檔案材料及時送交檔案管理人員。送交時應(yīng)確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并辦理送交手續(xù)。對不符合要求的，檔案管理人員不予接收。
第九條 接收的檔案材料要進(jìn)一步整理，對破損的材料進(jìn)行修補或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應(yīng)按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認(rèn)材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。材料上的金屬物要剔凈。
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料的形成時間或自然順序用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號。
聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)出錄攝的對象、時間、地點。
第十一條 根據(jù)私營企業(yè)檔案材料編頁順序，分別填寫私營企業(yè)開業(yè)登記材料目錄、私營企業(yè)其他登記材料目錄、私營企業(yè)監(jiān)督管理材料目錄和私營企業(yè)其他材料目錄。
第十二條 私營企業(yè)檔案材料應(yīng)按“開業(yè)登記材料”、“其他登記材料”、“監(jiān)督管理材料”和“其他材料”進(jìn)行分類整理，分別裝訂成卷。并把每類首頁加蓋檔案戳。注明案卷號及目錄號，裝入檔案盒。并按行政區(qū)（１６位）流水號（６位）編制檔案號。
歸檔材料中如有文件、材料說明，均應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。同時，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清楚。
新形成的檔案材料應(yīng)定期訂到卷內(nèi)。
第十三條 填寫私營企業(yè)檔案檢索卡片，建立私營企業(yè)檔案檢索系統(tǒng)。
第十四條 私營企業(yè)注銷登記后，各卷檔案材料按“開業(yè)登記材料”、“其他登記材料”、“監(jiān)督管理材料”和“其他材料”的順序合訂為一卷，原各卷檔案目錄不動。
注銷登記后的私營企業(yè)檔案應(yīng)單獨存放并建立私營企業(yè)注銷登記檔案檢索系統(tǒng)。
第三章 檔案的保管
第十五條 私營企業(yè)檔案為永久性保管檔案。
第十六條 私營企業(yè)檔案應(yīng)有專人管理并保持管理人員的相對穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)熟悉私營經(jīng)濟(jì)管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)，要有高度的責(zé)任感。檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續(xù)。
第十七條 私營企業(yè)檔案要有專門裝具，并應(yīng)有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等設(shè)施。
第十八條 私營企業(yè)聲像檔案應(yīng)根據(jù)其保管期限定期復(fù)制。
第十九條 私營企業(yè)檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，并作記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進(jìn)行修補和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并積極查找，寫出處理報告。
第二十條 積極采用現(xiàn)代化的管理方法，逐步實現(xiàn)私營企業(yè)檔案的計算機(jī)管理以提高檔案的管理水平和利用效率。
第四章 檔案的利用
第二十一條 利用私營企業(yè)檔案，須持有介紹信等合法證明，經(jīng)檔案管理人員及主管檔案的處（科、股）長同意后，方可利用。
復(fù)制的私營企業(yè)檔案材料，應(yīng)由檔案管理人員與原件核對后，加蓋證明章。
第二十二條 查閱私營企業(yè)檔案應(yīng)有專門場所，并注意監(jiān)護(hù)。私營企業(yè)檔案利用者不得修改、污損、標(biāo)注、撕拆、抽調(diào)、散失、銷毀和轉(zhuǎn)借檔案材料。
第二十三條 未經(jīng)檔案存放地工商行政管理機(jī)關(guān)授權(quán)和批準(zhǔn)，任何單位和個人無權(quán)公布私營企業(yè)檔案材料的內(nèi)容。
第二十四條 除公、檢、法和工商行政管理機(jī)關(guān)外，任何單位或公民利用私營企業(yè)檔案，應(yīng)支付費用，收費標(biāo)準(zhǔn)參照國家檔案局和國家物價管理部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第五章 附則
第二十五條 私營企業(yè)檔案的卷皮、卷盒、目錄頁、備考表，可參照《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)ＧＢ９７０５—８８》制定。
第二十六條 各地工商行政管理機(jī)關(guān)可根據(jù)本規(guī)定制定具體的立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制度。
第二十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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