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淺談企業自建電子招投標交易平臺
2014-8-18 |
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當前，隨著信息技術向傳統招標采購業務的廣泛滲透，不斷形成企業經濟發展的新增長點，為產業結構優化升級提供了新機遇。特別是2013年2月，國家發展改革委會同國務院有關部門共同制定的《電子招標投標辦法》及《電子招標投標系統技術規范》正式頒布，為開展電子招標投標活動提供了制度保障，使電子招標投標系統建設有了規范標準。 筆者作為中國通用投資咨詢有限公司電子招投標平臺建設項目的技術骨干參與了項目建設的全部過程。經過兩年多探索與實踐，中國通用電子招投標平臺已上線運行，項目建檔、招標文件編制、招標公告發布、招標文件發售、開標、評標、定標、項目歸檔等功能模塊已經投入使用。通過實際使用取得了良好的效果，較之傳統招標業務，有效地提高了工作效率以及服務水平。但隨著電子招投標平臺的推廣與應用，與公司原有的ERP系統（Enterprise Resource Planning企業資源計劃）之間的信息相對獨立、不能及時實現數據同步、信息共享、重復操作等問題日益凸顯。業務人員希望在電子招投標平臺一次性錄入招標信息，平臺自動將數據推送到ERP系統，避免重復操作，減輕工作量；管理者希望保證兩個系統之間的數據一致性，可以實時從ERP系統得到動態經營數據以輔助決策。筆者設計了電子招投標平臺和ERP系統之間的數據交互接口，有效地解決了上述問題。 一、電子招投標平臺與ERP接口需求
電子招投標平臺在《電子招標投標系統技術規范》第3.2條中有明確的定義：“招標投標當事人通過數據電文形式完成招標投標交易活動的信息平臺。平臺主要用于在線完成招標投標全部交易過程，編輯、生成、對接、交換和發布有關招標投標數據信息，為行政監督部門和監察機關依法實施監督、監察和受理投訴提供所需的信息通道”。招標人、招標代理機構通過平臺在線發布招標文件、在線投標、在線開標、在線評標等一系列操作來實現招標投標全過程電子化，業務執行過程中信息數據實時進入平臺。平臺可以為招標人、投標人提供準確的統計數據，也可以為行政監督部門和監察機關依法實施監督、監察和受理投訴提供所需的信息數據，是一個專業化要求很高的信息系統。 ERP系統是建立在信息技術基礎上，利用現代企業的先進管理思想，全面集成企業所有資源信息（物流、資金流和信息流），并為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的全方位和系統化的管理平臺。ERP系統的管理重心是財務管理，在企業整個經營運作過程中貫穿了財務成本控制的概念，是公司進行信息數據集中管理、實現財務業務一體化的重要工具。公司的招標采購業務以及其他各類業務活動均在系統上完成。但ERP系統只記錄業務操作的重要節點信息、結果信息和公司內部管理流程，不對業務操作過程和細節進行記錄和管理，這與電子招投標平臺的管理和運行方式是不同的。 基于兩個系統之間功能和管理方式的不同，以及電子招標平臺作為信息數據最先獲得的系統，兩個信息系統之間的接口需求為：針對業務操作人員，只需在招標投標平臺輸入項目信息等關鍵數據，平臺自動將數據推送到ERP系統，避免數據重復操作，減輕工作量。針對管理者，兩個系統數據對接，保證數據的一致性，可以實時從ERP系統采集動態經營數據，以輔助決策分析。 二、電子招投標平臺與ERP接口實施方案
（一）實施思路 電子招投標平臺作為涉及招標人、招標代理機構、投標人和評標專家等企業外部機構人員的信息系統，在日常使用過程中需要與企業內部的ERP系統等管理信息系統進行數據交互，以完成不同信息系統各自的工作項目，或者是平臺中的信息數據需要傳遞到ERP系統中進行下一步數據加工。然而這些應用系統的開發商不同，導致它們的數據結構也不盡相同，增加工作人員的工作量，嚴重影響工作效率。 建立電子招投標平臺與ERP系統的信息交互接口，實現兩個系統間在數據、業務以及功能層面的全方位對接。業務信息數據以平臺的數據為主，采用通過數據中間池的方式單向傳遞，由電子招投標平臺向ERP系統推送。數據接口支持手工確認傳輸或系統定時自動傳輸兩種方式。業務員手工確認觸發傳輸后，系統不再進行自動觸發。系統自動觸發的任務，業務員不能再手動確認觸發。原先在ERP系統中的統計報表管理、決策分析仍在ERP系統中執行。在招投標業務過程中涉及的財務管理仍在ERP中進行處理，包括：費用報銷、付款申請、收款認領、賬務處理等功能。 （二）電子招投標平臺接口原則 隨著軟件規模的日益龐大，需要把復雜系統劃分成小的組成部分，編程接口的設計十分重要。程序設計的實踐中，編程接口的設計首先是要合理劃分系統職責。良好的接口設計可以降低系統各部分的相互依賴，提高組成單元的內聚性，降低組成單元間的耦合程度，從而提高系統的維護性和擴展性。 設計信息系統數據接口的目的是為用戶和第三方開發商提供不同軟件交互的標準規范，因此，設計數據接口應注重接口的高容錯性、可擴展性、數據完整性校驗機制、遵守本行業的標準數據接口規范，以及如何能最大程度地滿足用戶的需求。 1.滿足用戶需求 軟件本身決定了信息系統數據接口應該提供的功能和服務。設計系統數據接口的最終目的，就是要最大程度地滿足最終用戶需求，方便使用。因此，必須具體問題具體分析。應針對用戶的具體需求，對接口功能進行深入的分析和整體規劃，設計相應的信息系統接口。 2.高容錯性 數據接口的高容錯性，是指接口程序處理當輸入出現數據規范要求以外情況的能力。當輸入超出規范要求時，接口應用能夠及時判斷出來，并采取適當的處理措施。眾所周知，一個好的應用系統，首先應該能夠接受正確的指令，同時還應當具備一定的判斷力和遇錯處理能力。因此，設計軟件數據接口時保證其高容錯性是十分重要的，以確保用戶使用接口時能夠及時、準確地發現錯誤所在，從而避免因數據接口錯誤而影響到整個軟件系統。 由于軟件的數據接口與軟件的多個模塊相關，數據接口具有高容錯性是設計時必不可少的設計要求之一，以便它能提供合理的異常處理機制。 3.可擴展性 數據接口是一種針對兩個或多個信息系統之間的應用，而隨著用戶的應用程度提高，軟件會相應升級，數據接口也必須隨之進行升級。因此，設計數據接口時應考慮到這些因素，使接口具備一定的可擴展性，從而能夠減少對軟件程序的變動，便于最終用戶使用。 4.數據完整性校驗機制 數據接口的數據完整性校驗機制，是指數據接口雙方根據數據接口規范對接口數據進行數據項缺失、邏輯錯誤等問題進行檢測，并寫入各自接口日志的機制。信息數據推送方需要根據數據接口規范對推送的數據進行檢測，對于不符合雙方制定的接口數據規范要求的數據不允許發送至數據中間池，并將有問題的記錄寫入數據推送日志，以便信息系統管理人員及時核對處理。信息數據的接收方同樣需要根據數據接口規范對接收的數據進行檢測，對于不符合雙方制定的接口數據規范要求的不予接收，并將有問題的記錄寫入數據接收日志，以便信息系統管理人員核對處理。 因此，軟件數據接口設計時要制定雙方認可的數據接口規范，并據此進行數據完整性校驗，以確保用戶使用接口時能夠及時、準確地發現錯誤所在，避免因部分數據的數據項錯誤而影響整個接口的數據處理。 5.遵守本行業的標準數據接口規范 隨著社會信息化水平的提高，計算機軟件的應用越來越廣泛。然而不同的信息系統軟件開發商，往往會采用不同的編程語言，基于不同的數據庫，并且定義的數據結構也各不相同。各專業系統都有自己的專業側重點，眾多的信息系統沒有共同的數據結構標準，將會給數據交互和軟件維護帶來很大的困難。 2013年2月，國家發展改革委會同國務院有關部門共同制定的《電子招標投標辦法》及《電子招標投標系統技術規范》的正式頒布，使電子招標投標領域有了國家標準。因此，與電子招標投標行業相關的應用系統在設計數據結構時，應遵守國家制定的標準規范。在平臺與ERP系統接口時，如果數據結構不一致， ERP系統應按照平臺的數據結構進行調整。 （三）具體環節接口方案 公司員工不但要與招標人、投標人以及評標專家一起在平臺上完成項目建檔、招標文件編制、招標公告發布、招標文件發售、開標、評標、定標、項目歸檔等環節的工作，還需要根據公司的管理制度在ERP系統上完成相關業務操作。 |
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