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施工企業(yè)采購管理淺析
2014-8-18 |
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摘要：近年來，隨著施工企業(yè)發(fā)展由簡單粗放型向集約精細(xì)型轉(zhuǎn)變，作為建設(shè)施工過程中生產(chǎn)資料的物資設(shè)備，其采購活動(dòng)也應(yīng)由分散自行采購向集中招標(biāo)采購轉(zhuǎn)變。施工企業(yè)為應(yīng)對新形勢，均結(jié)合實(shí)際積極探索符合自身發(fā)展的物資設(shè)備采購模式。本文就施工企業(yè)開展物資設(shè)備采購管理的意義，以及如何加強(qiáng)物資設(shè)備采購管理，對提高企業(yè)采購管理水平，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營，降本增效進(jìn)行詳細(xì)闡述。
施工企業(yè)采購是指企業(yè)項(xiàng)目施工建設(shè)過程中，為得到所需的施工設(shè)備以及包括在承包合同中的建筑安裝設(shè)備、工程材料等物資所進(jìn)行的有組織、有目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷深化，經(jīng)濟(jì)全球化不斷發(fā)展，信息技術(shù)飛速提升，一些傳統(tǒng)的企業(yè)管理手段已經(jīng)與企業(yè)市場化、國際化要求產(chǎn)生了巨大落差，影響了企業(yè)的經(jīng)營效率，其中關(guān)鍵點(diǎn)之一就是企業(yè)的采購管理。施工企業(yè)物資設(shè)備采購管理作為其價(jià)值鏈管理的重要環(huán)節(jié)，不僅關(guān)系企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本，更是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。 一、施工企業(yè)加強(qiáng)采購管理的意義 1.有利于保證工程質(zhì)量 物資設(shè)備的質(zhì)量直接影響工程質(zhì)量和工程進(jìn)度,如果管理不好物資設(shè)備出現(xiàn)問題，不僅影響工程質(zhì)量，也會(huì)影響企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)。因此，加強(qiáng)物資設(shè)備采購管理，保證采購質(zhì)量，是塑造企業(yè)良好品牌形象的重要方面，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、提升競爭力、塑造品牌形象提供有力保障。 2.有利于降低成本，改善運(yùn)營效率 在市場經(jīng)濟(jì)條件下，采購管理是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心環(huán)節(jié)。根據(jù)中國物流和采購聯(lián)合會(huì)在2012年的調(diào)查顯示，企業(yè)采購支出占企業(yè)銷售收入的比重平均高達(dá)55%，加強(qiáng)采購管理在開源節(jié)流、降本增效方面見效最快，成果也能直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤，控制采購成本已經(jīng)成為企業(yè)重要的利潤來源。 在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)背景下，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理、降低企業(yè)成本是應(yīng)對各種危機(jī)最現(xiàn)實(shí)的選擇。加強(qiáng)物資設(shè)備采購管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢，開展集中采購，將企業(yè)需求整合起來，通過集中采購形成合力，大額的采購數(shù)量與長期的采購任務(wù)不僅能吸引到更多供應(yīng)商參加競爭，提高企業(yè)的議價(jià)能力，降低采購成本，更能通過集中化的統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽等靈活的采購手段，不斷提高采購工作效率，節(jié)約企業(yè)經(jīng)營成本。 3．有利于保障供應(yīng) 物資設(shè)備采購管理是生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分，物資設(shè)備采購承擔(dān)著保障生產(chǎn)經(jīng)營中每一個(gè)項(xiàng)目順利運(yùn)行的重大責(zé)任，物資設(shè)備采購為生產(chǎn)經(jīng)營提供最基本的保障。物資設(shè)備采購管理工作做得好，生產(chǎn)經(jīng)營才有可能開展得好，才能推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。 4.有利于規(guī)范采購行為，提高采購過程的透明度 加強(qiáng)物資設(shè)備采購管理，實(shí)現(xiàn)陽光采購，不僅能規(guī)范采購行為，降低采購成本，也能有效防止腐敗，避免采購人員走上歧途。通過集中采購，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的監(jiān)管，能夠杜絕分散采購中的“暗箱操作”行為的發(fā)生，避免權(quán)力和個(gè)人意志的干擾，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的決策民主、操作公開、過程受控、全程在案并永久追溯。 招標(biāo)采購在提高采購物資設(shè)備質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能最大限度地避免企業(yè)采購腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。在制度上將“計(jì)劃權(quán)、采購權(quán)、使用權(quán)”三權(quán)分離，招標(biāo)采購由不同部門協(xié)作完成，招標(biāo)人獨(dú)立于項(xiàng)目單位以外，實(shí)施過程接受紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督和檢查，使集中采購過程成為環(huán)環(huán)相扣、相互監(jiān)督、相互制約的工作鏈。招標(biāo)使物資采購的各個(gè)程序都走向了公開，監(jiān)督、管理都有的放矢，把以往的事后審計(jì)、檢查變?yōu)槭虑邦A(yù)防，從被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與。它使各供應(yīng)商公平競爭，從而達(dá)到采購成本最大的效果，又可以增大對采購過程的監(jiān)督力度，杜絕影響采購質(zhì)量的各種外界因素，有效地保護(hù)了采購人員。 二、施工企業(yè)強(qiáng)化采購管理的具體措施 1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的大力支持是思想保障 采購管理是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作，然而當(dāng)前一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對采購管理工作認(rèn)識不夠到位：比如有的企業(yè)對提升采購管理所能達(dá)到的效果認(rèn)識不足，存有疑慮；有的企業(yè)沒有將采購管理與企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略及核心競爭力提升結(jié)合起來，僅僅將采購管理當(dāng)做企業(yè)一項(xiàng)普通的職能管理；也有的企業(yè)盡管認(rèn)識到了采購管理的重要性，但同時(shí)也看到采購管理變革會(huì)帶來利益格局的重大變化，牽一發(fā)而動(dòng)全身，因此想集中而不敢集中，想變革而不知從何下手。 推進(jìn)采購管理必然要改革現(xiàn)有采購管理體制，必然要觸動(dòng)現(xiàn)有利益格局，這既是企業(yè)采購管理體系重構(gòu)的過程，也是一個(gè)攻堅(jiān)克難的系統(tǒng)工程。無論是采購管理體制改革、運(yùn)行機(jī)制再造，還是集中采購、電子化采購的推進(jìn)，都是對各方利益格局的直接調(diào)整。因此，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，予以高度重視和大力支持，才能有效、有序地推進(jìn)物資設(shè)備采購管理。 2.健全的采購管理機(jī)構(gòu)是有力的組織保障 建立健全符合企業(yè)自身發(fā)展的適應(yīng)性組織是企業(yè)強(qiáng)化物資設(shè)備采購管理的保障。物資設(shè)備采購管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要企業(yè)根據(jù)發(fā)展需要，投入成本與精力構(gòu)建符合自身的適應(yīng)性組織，設(shè)立專門的采購管理組織機(jī)構(gòu)，明確職能部門，配備專業(yè)管理隊(duì)伍，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)。 某項(xiàng)采購工作的順利完成，不僅需要采購人員掌握工程技術(shù)知識、具備豐富的建設(shè)施工經(jīng)驗(yàn)、熟悉產(chǎn)品性能和市場狀況、熟悉相關(guān)的法律法規(guī)知識，還應(yīng)具有了解經(jīng)濟(jì)形勢和全球市場的能力，善于把握采購節(jié)奏，具有商務(wù)談判能力、溝通能力和計(jì)劃能力，能夠判斷供應(yīng)商的實(shí)際供貨能力和報(bào)價(jià)的合理性等。因此，要通過培訓(xùn)來提高采購管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，不斷提高其研究物資設(shè)備需求規(guī)律、分析市場變化趨勢的能力，為做好物資設(shè)備采購管理工作打好組織基礎(chǔ)。 3.統(tǒng)一的采購管理制度是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化保障 俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”。采購管理基本制度、實(shí)施辦法和操作流程所組成的一套完整的采購管理流程體系，就是企業(yè)采購管理及業(yè)務(wù)開展的“規(guī)矩”，如果沒有完善的采購管理流程體系作保障，企業(yè)采購管理及業(yè)務(wù)工作也很難順利開展。 因此，企業(yè)要通過不斷優(yōu)化和改進(jìn)制度體系，建立起統(tǒng)一、成熟、完善的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化采購管理制度體系和操作流程，扎實(shí)推進(jìn)物資編碼、專業(yè)模塊、合同標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)化工作，暢通供需渠道，優(yōu)化協(xié)調(diào)機(jī)制，強(qiáng)化現(xiàn)場管理，這是提升采購管理效率、規(guī)范采購業(yè)務(wù)最為直接有效的方式。 企業(yè)應(yīng)定期梳理和完善各項(xiàng)采購規(guī)章制度，對不再符合當(dāng)前形勢的制度和規(guī)定要果斷調(diào)整，切實(shí)做到有據(jù)可循，確保與企業(yè)戰(zhàn)略管理目標(biāo)一致，與企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營鏈條相匹配，逐步形成制度、手冊和流程三層相統(tǒng)一的決策基礎(chǔ)和管理體系。 4.完備的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)是源頭保障 采購管理不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成部分，也是構(gòu)建供應(yīng)鏈的重要紐帶，應(yīng)作為企業(yè)發(fā)展的重要外部資源進(jìn)行規(guī)劃和管理。與優(yōu)秀的供應(yīng)商合作，采購的物資設(shè)備質(zhì)量就有基本保障，同時(shí)還能提升企業(yè)形象；與資質(zhì)差、實(shí)力不強(qiáng)的供應(yīng)商合作，采購物資的質(zhì)量就難以保證，如果出現(xiàn)問題還將影響企業(yè)名譽(yù)。 供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)可以說是采購環(huán)境，對企業(yè)采購管理要實(shí)現(xiàn)的四個(gè)目標(biāo)至關(guān)重要，是源頭保障。因此，供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)及管理是采購管理的重要內(nèi)容。用建立物資設(shè)備供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的方式管好供應(yīng)商，對供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入審核，并通過考核不斷優(yōu)化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。建設(shè)供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)可比喻為建“供應(yīng)商超市”，一定要管好“超市”里面的全部供應(yīng)商。這個(gè)“超市”可保供、保質(zhì)，且價(jià)格優(yōu)惠，但不保證最低。 目前，企業(yè)之間的競爭正在演變?yōu)楣⿷?yīng)鏈之間的競爭，企業(yè)與供應(yīng)商應(yīng)成為戰(zhàn)略合作伙伴，而不應(yīng)形成敵對局面。通過與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，提升供應(yīng)商層級，發(fā)揮各自核心競爭力，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略采購，可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，降低采購成本。必要時(shí)，采取雙方成立合資企業(yè)的高級合作形式來提升合作關(guān)系，最大限度地獲取供應(yīng)商的資源優(yōu)勢。 企業(yè)和具有戰(zhàn)略聯(lián)盟地位的供應(yīng)商確立相對穩(wěn)定的長期供需關(guān)系，以此降低雙方乃至整個(gè)供應(yīng)鏈的營運(yùn)成本，達(dá)到雙贏目的。可以說，戰(zhàn)略采購是競爭采購的深化，是一種更高層面的企業(yè)之間形成供應(yīng)鏈關(guān)系的采購模式。 5.完善的電子化采購平臺是信息化保障 信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在很大程度上也能促進(jìn)采購管理水平的提升。信息透明、高效，采購工作才能變得透明、高效。從最初的ERP系統(tǒng)到今天企業(yè)普遍采用的電子商務(wù)系統(tǒng)，無一不對采購管理工作提供了巨大幫助。電子化采購作為提升采購管理水平的重要手段，能改造傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)流程，固化采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上提報(bào)需求、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、簽訂合同、供應(yīng)商評價(jià)等，杜絕了暗箱操作等不規(guī)范行為，實(shí)現(xiàn)了集中采購全過程的公開、透明。但從現(xiàn)階段企業(yè)采購管理工作的實(shí)際來看，部分企業(yè)采購信息系統(tǒng)的建設(shè)還相對滯后，有些企業(yè)即使已經(jīng)建立了自己的采購信息化系統(tǒng)，但系統(tǒng)的使用率低，流程繁瑣也影響企業(yè)采購管理的效率。 因此，只有建立起準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的電子化采購平臺，供應(yīng)商管理、采購價(jià)格管理、采購過程控制、采購績效管理等工作才能得以順利開展。采購業(yè)務(wù)按照統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的流程在統(tǒng)一的電子化采購平臺上運(yùn)行，才能使采購信息高度集成和廣泛共享，確保“業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”落到實(shí)處。 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子平臺采購與采購流程信息化，促進(jìn)采購管理和操作執(zhí)行各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，提高工作效率,縮短采購周期，實(shí)現(xiàn)采購活動(dòng)的全程在案、永久追溯，而且利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購全程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，有效整合企業(yè)資源，幫助供求雙方降低成本，提高企業(yè)核心競爭力，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享、操作規(guī)范、實(shí)時(shí)監(jiān)控、快捷高效。 6.合理的監(jiān)督考核機(jī)制是可持續(xù)性保障 通過制訂詳細(xì)的采購管理考核方案和考核指標(biāo)，采取自查和考核組現(xiàn)場檢查考評相結(jié)合的方式，定期從制度體系建設(shè)、業(yè)務(wù)操作模式、供應(yīng)商入庫、檔案管理以及信息化管理等方面，開展對所屬企業(yè)采購管理的考核工作，形成考核報(bào)告并及時(shí)通報(bào)整改，考核結(jié)果同時(shí)納入對所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子年度績效考核范圍內(nèi)，可以有效地推動(dòng)采購管理工作的深入開展。同時(shí)，對所屬企業(yè)采購業(yè)務(wù)全流程規(guī)范化進(jìn)行監(jiān)督檢查，也是持續(xù)推進(jìn)采購管理的重要保障。
國內(nèi)外實(shí)踐證明，加強(qiáng)采購管理是施工企業(yè)適應(yīng)市場競爭的內(nèi)在要求，是落實(shí)精細(xì)化管理的重要手段，是推進(jìn)企業(yè)管理提升的重要環(huán)節(jié)，也是優(yōu)化生產(chǎn)供應(yīng)管理體系，實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營，進(jìn)而提升企業(yè)核心競爭力的有力措施。面對與日俱增的競爭態(tài)勢，只有依靠創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，順應(yīng)未來發(fā)展的趨勢,才能更好得為企業(yè)謀生存、求發(fā)展。 在采購管理體制變革中，人的思想意識轉(zhuǎn)變比組織和流程的再造難得多。所以說，推進(jìn)采購管理提升，沒有決心推不動(dòng)，沒有力度推不動(dòng)，沒有手段推不動(dòng)，沒有恒心推不動(dòng)。當(dāng)前企業(yè)要做的，就是下定決心、堅(jiān)定信心，抓住重點(diǎn)，攻克難點(diǎn)，扎實(shí)推進(jìn)企業(yè)的采購管理工作。 |
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