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近日，杭州余杭工商分局被浙江省檔案局評為“浙江省規范化數字檔案室”，成為全省首批規范化數字檔案室，這是杭州地區獲評的40家規范化數字檔案室中僅有的2家工商部門檔案室之一。數字檔案室一方面是在市場規模擴大、監管領域拓展、企業檔案數量不斷激增情況下，工商部門實現從傳統紙張調閱向計算機查閱轉變提升檔案工作效率的迫切需要；另一方面也是工商注冊窗口、12315舉報申訴中心之外，余杭工商分局對外建立的“第三窗口”，通過提供企業檔案查詢等服務，提升工商形象，助動企業發展，服務地方經濟。
加大投入，保障檔案工作開展。分局領導對數字化檔案工作十分重視，明確分管辦公室的副局長為檔案工作領導小組組長，不管在人員配置還是資金投入上都給予大力支持，解決工作中的實際問題。僅今年，分局已累計投入資金近80萬元，更新已有的硬件設施，新購置專門用于檔案管理的服務器和電子設備。在此基礎上，分局配備具有法律本科學歷的專職檔案管理員從事檔案室管理工作，聘用6名專業技術人員負責檔案掃描和查詢，檔案處理效率明顯提高。
全面鋪展，提高檔案錄入利用。在配備必要的檔案信息化軟硬件設備后，分局建立室藏34類檔案目錄數據庫，實現計算機檢索，檔案實體與電子目錄一一對應，目錄數據錄入完整準確規范。科學整合錄入流程，責任到人，每周二清，檔案歸檔流程速度大幅提高。鋪展市場準入系統和工商信息檔案影像系統二種數據庫系統，其中市場準入系統目前已錄入記錄171877條記錄，影像系統至今已錄入22633卷，合計1643675頁。在檔案數字化錄入的基礎上，即使是在相對偏遠的基層工商所，工作人員也可以通過局域網與檔案管理系統借閱到所需的檔案資料，而總計對外提供查詢服務截止今年10月就已達13468人次。
健全制度，確保檔案使用安全。分局建立數字檔案安全保管和備份制度，一式三套保存，一套保存在服務器上提供利用，一套做成備份文件保存在電腦上，一套制成光盤保管。分局設立信息辦，負責檔案數據的維護與管理，確保檔案數據的安全。同時建立健全檔案利用和登記制度，制定《余杭工商分局管理工作制度》和《余杭工商分局檔案查詢管理工作制度》，建立《企業檔案查閱登記簿》、《內部查檔登記簿》、《檔案借閱登記簿》、《電話及其他查檔登記簿》，以數字化檔案室提升檔案的非紙質利用率，提高檔案原件安全性。
強化監督，提升檔案管理水平。分局檔案工作人員堅持每天觀察記錄庫房溫濕度情況，定期記錄監控的安全運轉情況，堅持每月對室藏檔案進行1次全面檢查，及時發現和解決問題。并建立杭州市工商行政管理局紅盾信息網，公布信息公開的企業信息及各類符合信息公開內容檔案信息，促進自身檔案工作規范。同時加強對下屬科所檔案工作的監督指導，定期進行現場檢查，全面推進檔案工作制度化、規范化建設，提升檔案數字化管理水平。
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