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合同是商品交換的法律形式，是經(jīng)濟與社會活動中不可少的交易方式和權(quán)益確定工具。市場經(jīng)濟是一種契約經(jīng)濟，沒有規(guī)范有序的合同行為，經(jīng)濟就難以有序運行。《合同法》是市場經(jīng)濟的基本法律制度，他規(guī)定了當事人簽訂和履行合同的基本原則和法律責任。國家行政主管部門依法規(guī)范市場主體的合同行為，目的是維護市場經(jīng)濟秩序。遏止危害國家利益和社會公共利益等違法行為的產(chǎn)生。但由于合同是當事人的自愿行為，體現(xiàn)著雙方當事人各自的利益。因此，除了國家通過行政主管部門加強合同管理外，企業(yè)作為合同的主體和經(jīng)濟利益的所有者必須要加強自身的合同管理，這也是市場經(jīng)濟對企業(yè)的必然要求。

建立企業(yè)合同管理制度是市場經(jīng)濟的需要，關系到企業(yè)的生存和發(fā)展，他要求企業(yè)以《合同法》的依據(jù)，運用科學論和現(xiàn)代科學技術(shù)，做到依法經(jīng)營、誠實信用，以達到企業(yè)提高其經(jīng)濟效益和社會效益的目的。

加強企業(yè)合同管理對提高企業(yè)自我保護能力，推動經(jīng)營發(fā)展，具有重要作用。企業(yè)在對對方進行資信審查后簽訂合同，才不至于上當受騙；對合同條款反復推敲、權(quán)衡、深思熟慮后簽訂合同，才不至于給對方留下空隙可鉆；通過督促對方履行義務和嚴把驗收關，才不至于造成經(jīng)濟損失；發(fā)生合同爭議或發(fā)現(xiàn)被騙，及時運用法律手段解決，才能挽回經(jīng)濟損失。

加強企業(yè)合同管理，首先要求企業(yè)領導法律意識要強，重視商業(yè)信譽和合同管理工作，堅持誠實信用的經(jīng)營理念，具有較強的合同管理水平，了解本單位合同訂立、履行情況，并做到企業(yè)合同管理機構(gòu)、人員、制度的落實。

一、 企業(yè)合同管理機構(gòu)的設置及其職責

（一）  企業(yè)合同管理領導小組

企業(yè)應根據(jù)自身的規(guī)模和類別的不同情況，在企業(yè)管理的最高層設立合同管理領導小組。領導小組組長由董事長或總經(jīng)理擔任，副組長由主管合同的副經(jīng)理擔任，成員由相關的業(yè)務部門如法律顧問室、計劃、企管、供銷、審計、財務等部門領導組成。領導小組的主要職責是：

1．  全權(quán)負責企業(yè)的合同管理工作；

2．  負責本企業(yè)合同管理規(guī)章和各項管理制度的審批；

3．  負責對企業(yè)重大合同項目的調(diào)研和重要合同的審批；

4．  負責本企業(yè)合同管理人員的安排使用和獎懲；

5．  負責對重大合同問題作出決定。

（二）  企業(yè)合同管理部門

企業(yè)設立合同管理機構(gòu)，在合同管理領導小組的領導下開展工作，主要職責是：

1．  負責對合同管理人員和委托代理人員（包括子公司以及經(jīng)營部門的負責人）進行法律知識培訓；

2．  負責制定和組織實施合同管理規(guī)章制度；

3．  負責合同管理業(yè)務指導和法律咨詢；

4．  負責工商行政管理部門以及其他合同管理部門的協(xié)調(diào)工作；

5．  負責合同示范文本的選擇，合同文本的起草、備案工作；

6．  負責合同專用章刻制、使用及管理；

7．  負責監(jiān)督檢查合同的簽訂和履行；

8．  接受法定代表人的委托，代理并參與合同糾紛的調(diào)解和仲裁及訴訟活動；

9．  參與重大項目合同的調(diào)研、談判和審查工作；

10． 負責開展守合同重信用活動以及合同檔案資料的管理；

11． 指導基層單位和有關部門的合同管理，完成領導交辦的任務。

二、 企業(yè)合同管理人員的選配及其職責

（一）  合同管理員的選配

合同管理人員應當具備以下基本條件：

1．  有一定的文化水平。合同涉及到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、流通和消費等各個領域，要求合同管理人員的知識面要寬，并有相應的文化水平；

2．熟悉相關的法律法規(guī)。合同作為民事法律行為的載體，其內(nèi)容是合同條款；作為債權(quán)債務關系，其內(nèi)容就是雙方權(quán)利義務。因此，合同管理人員必須熟練掌握相關的法律法規(guī)，才能正確處理企業(yè)在簽訂和履行合同過程中遇到的各類問題；

3．懂得企業(yè)經(jīng)營管理。在市場經(jīng)濟條件下，合同始終是企業(yè)外部經(jīng)濟的法律形式，這種外部經(jīng)濟的法律形式，連接和反映著企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)和經(jīng)營。因此，作為企業(yè)的合同管理人員，必須了解本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，掌握企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力，從而自覺地把企業(yè)合同管理貫穿于企業(yè)管理的全過程；

4．熱愛本職工作。企業(yè)合同管理是一項系統(tǒng)工程，合同管理人員要忠于職守，才能在工作中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，盡職盡責的做好合同管理工作。

5．有高尚的職業(yè)道德。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，也是信譽經(jīng)濟。這種法制的信譽不僅體現(xiàn)在企業(yè)的合同簽訂和履行過程中，同時也體現(xiàn)在企業(yè)合同管理人員自身的合同管理行為上。作為企業(yè)合同管理人員，對內(nèi)要接觸企業(yè)內(nèi)部各個部門，介入合同的簽訂，對外要進行市場調(diào)研預測，為企業(yè)簽約提供準確的決策信息。因此，企業(yè)合同管理人員要有良好的職業(yè)道德。

（二）合同管理人員的職責

1．進行市場調(diào)研預測，為企業(yè)簽約提供準確的決策信息；

2．介入企業(yè)重大合同的簽訂談判；

3．貫徹執(zhí)行本企業(yè)制訂的合同管理有關文件和規(guī)定；

4．負責合同示范文本的選擇，合同文本的起草、備案工作；

5．負責審查本單位本部門簽訂的合同，監(jiān)督檢查合同的履行；

6．參與本單位重大合同的調(diào)研和合同案件的調(diào)解、仲裁及訴訟；

7．負責建立和管理本單位的合同檔案及臺帳；

8．負責管理本單位的合同專用章及合同文本；

9．協(xié)助本企業(yè)合同管理部門組織法律知識學習和培訓；

10．負責“守合同重信用”活動的申報；

11．及時報送本單位合同的統(tǒng)計報表，完成上級交辦的其他工作。

三、企業(yè)合同管理制度

企業(yè)制定合同管理制度，應根據(jù)《合同法》的基本原則和有關合同行政管理的規(guī)章制度，總結(jié)歸納自身和同行在合同管理方面積累的經(jīng)驗教訓，按照企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營實際，制定企業(yè)合同管理制度。

（一）  企業(yè)合同的簽訂和審查制度

合同的簽訂是當事人之間的一種民事法律行為，是企

業(yè)生產(chǎn)、交換的重要方式和手段。合同簽訂和履行的好壞，直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，企業(yè)合同的訂立和履行是企業(yè)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)。為避免企業(yè)簽訂合同出差錯，企業(yè)在訂立合同時要重點審查：

    1．對方當事人的主體資格，是否具有民事權(quán)利能力和民事行為能力；

2．對方當事人的履約能力，包括：資金和原材料、設備技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)渠道等合同履行的保證條件；

3．對方代理人或法定代表人身份證明即法定代表人證明書或法人委托書及委托的權(quán)限；

4．合同內(nèi)容是否違反國家法律、法規(guī)、政策的規(guī)定；

5．合同條款是否齊全、文字是否確切，違約責任和解決合同糾紛方式是否明確，簽約手續(xù)是否完備、合法。

在審查合同的同時，要嚴格合同審批程序，對重大合同都須經(jīng)合同管理部門審查，主管領導簽字并報請領導小組批準。對合同的審批也可按照合同標的額的大小作出規(guī)定由哪一級審批。對重要合同或涉外經(jīng)濟合同的簽訂應聘請律師把關。

（二）企業(yè)合同和委托代理制度

在經(jīng)濟活動中，有的法人及其他組織和自然人的生產(chǎn)經(jīng)營活動以及參與仲裁訴訟的事務，需要由他人代為辦理。按合同法的規(guī)定，當事人可以委托他人從事民事活動。

委托代理一般分為兩種情況：一是企業(yè)下屬不具備法人資格的分公司和經(jīng)營單位對外簽訂合同，由企業(yè)法人委托代理；其二是法人委托合同管理人員和業(yè)務人員對外簽訂合同，由法定代表人授權(quán)委托。授權(quán)委托書的內(nèi)容：自然人、法人、其他經(jīng)濟組織委托代理人訂立的授權(quán)委托書，應明確代理權(quán)限和代理范圍。具體說，授權(quán)委托書應明確以下內(nèi)容：

（1）代理人姓名或名稱。代理人是公民的，寫明公民本人真實姓名；代理人是合伙組織的，應寫明依法登記的合伙組織的字號或名稱；代理人是法人的，應寫明法人的名稱。

（2）代理事項。代理訂立何種合同，是買賣合同還是借款合同；或者同時委托訂立何種合同。

（3）代理權(quán)限范圍。代理權(quán)限范圍可以是被代理人有關訂立合同的一切事務，又叫做訂立合同的全權(quán)代理；也可以是被代理人有關訂立合同的某一事務或合同的某一項或幾項內(nèi)容。

（4）代理權(quán)的期限。授權(quán)代理人代理訂立合同的代理權(quán)的有效時間。上述內(nèi)容都寫明以后，要由委托人簽字或蓋章，并注明日期。

（三）合同專用章管理制度

合同專用章使用與保管要做到：

1.使用合同專用章的單位，要責成專人保管，建立使用和保管措施；

2.合同專用章的使用，必須按法定代表人授權(quán)的范圍，超越范圍不準使用；

3.合同專用章不準攜帶外出，不準蓋空的合同書，必須攜帶的須經(jīng)領導批準，并編號登記，回企業(yè)后要接受領導檢查核對是否丟失或超越使用權(quán)限；

4.合同專用章要定期由法律顧問或合同管理人員檢查，每年度要進行蓋章核實，登記備案；

5.合同專用章丟失應立即在新聞媒體聲明作廢。

（四）合同臺帳與資料的管理制度

建立合同臺帳和資料的存檔是合同管理的一項基礎性工作。凡有合同業(yè)務的單位都應建立標準的合同簽訂、審批、履行、糾紛處理等情況臺帳或檔案資料等，并認真登記保管。

合同臺帳的內(nèi)容包括簽約雙方當事人的名稱、地址、法定代表人姓名、簽訂合同的時間、標的和價款、履行期限等都要詳細記載。

合同資料除合同正副本外還包括電報、信函、帳冊、圖表及其他涉及合同糾紛案件等經(jīng)濟內(nèi)容的資料等都要妥善保管，對合同資料保管期限要有嚴格的規(guī)定。凡因工作需要借閱合同資料時，按借閱檔案有關規(guī)定須進行登記，不準擅自外借，復印時須經(jīng)主管領導批準，并要及時歸檔。

四、企業(yè)合同管理目標及措施

企業(yè)合同管理目標主要有兩個方面，一是企業(yè)的社會效益，對外建立良好的購、銷和協(xié)作網(wǎng)絡，使企業(yè)在國內(nèi)外市場上享有良好的信譽；其二是企業(yè)的經(jīng)濟效益，對內(nèi)促使企業(yè)各部門及其生產(chǎn)經(jīng)營管理相互銜接，使人財物各要素得到優(yōu)化組合，發(fā)揮最佳作用，增強企業(yè)履約能力，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

為實現(xiàn)企業(yè)合同管理的社會效益和經(jīng)濟效益目標，企業(yè)應采取以下措施，加強對簽訂合同全過程的管理工作：

（一）  簽訂合同前的準備

1. 進行市場調(diào)研和預測；

2. 嚴把資信審查關；

3. 選訂合同文本，有國家頒布的合同示范文本的，應使用統(tǒng)一的合同示范文本；

4. 組織簽約談判。

（二）  簽訂合法有效的合同

在做好簽訂合同前的各項準備工作后，要將著眼點轉(zhuǎn)移到如何簽訂公平、合法、有效的合同上來。

1. 商定合同條款

根據(jù)《合同法》的規(guī)定，合同內(nèi)容由當事人遵循平等、自愿、公平、誠實守信、守法的原則來約定，一般包括以下條款：

（1）   當事人的名稱或者姓名和住所；

（2）   標的；

（3）   數(shù)量；

（4）   質(zhì)量；

（5）   價款或者報酬；

（6）   履行期限、地點和方式；

（7）   違約責任；

（8）   解決爭議的方法。

2. 履行合同生效手續(xù)

合同訂立后，雙方簽字、蓋章，包括雙方簽訂合同的法定代表人或委托代理人都要親自在合同書上簽名，同時要加蓋單位的合同專用章或公章。

（三）  加強合同履行的全過程管理

1．  落實任務

要實現(xiàn)合同目的，必須做好合同履行中的組織管理工作。企業(yè)與履行合同有關的部門，要密切配合、明確分工、各負其責，形成以履行合同為核心的整體行為，確保合同全面履行。

2．  造冊登記

企業(yè)簽訂的各類合同，要整理造冊，分類登記，通過臺帳、統(tǒng)計報表的記載，準確掌握合同訂立、履行的進度以及存在的問題，適時提出按時履行合同的建議。

3．跟蹤控制

企業(yè)對于簽訂的合同，應實施全過程管理，采取有效措施，掌握對方當事人經(jīng)營狀況，如發(fā)現(xiàn)對方當事人經(jīng)營狀況惡化、喪失或可能喪失履約能力，應及時終止合同的履行。

4．按約交接貨物和結(jié)算

交接貨物就是交付和接收合同的標的物，結(jié)算是雙方交接貨物后，按合同規(guī)定的價款、結(jié)算方式以及結(jié)算期限辦理貨幣支付。

五、運用科學理論和現(xiàn)代技術(shù)管理

合同企業(yè)合同管理現(xiàn)代化就是在科學的理論指導下，運用現(xiàn)代管理方法和先進技術(shù)手段對企業(yè)自身的合同進行有效管理，并通過對合同的有效管理規(guī)避風險，保證債權(quán)的實現(xiàn)，這是企業(yè)管理現(xiàn)代化、科學化的必然趨勢。企業(yè)在合同管理工作中，要應用信息論、控制論、系統(tǒng)論管理合同，使用電子計算機技術(shù)，做到管理工作程序化、統(tǒng)一化、科學化，使信息得到有效集中，管理水平不斷提高。要逐步實現(xiàn)合同管理體系網(wǎng)絡化和制度系列化，做到全過程管理合同（簽約準備和簽約管理，合同履行的管理，合同履行后的管理）

六、積極參與“守合同重信用”活動

開展“守合同重信用”活動，是政府推進“誠信新疆”建設，加快企業(yè)信用進程的重要措施，是建立企業(yè)信用體系，樹立企業(yè)良好形象，促進企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要形式。企業(yè)積極參與“守合同重信用”活動，對于提高企業(yè)的合同管理水平，增強企業(yè)的法律意識、信用意識和自律能力，提升企業(yè)的社會知名度和市場競爭力，對于推動企業(yè)信用建設，營造良好的市場環(huán)境，促進經(jīng)濟的健康發(fā)展具有重要意義。